Page 56 - Garis Panduan PRO Politeknik dan Kolej Komuniti Edisi 2020

Garis Panduan Pegawai Perhubungan Awam (PRO)
Politeknik dan Kolej Komuniti Malaysia

SEMASA MAJLIS/ACARA

13. Urus Setia / Jawatankuasa Sentiasa Bersiap Siaga

a. Jawatankuasa pelaksanaan memastikan perkara di dalam senarai semak

dilaksanakan;
b. Bertindak dan membuat keputusan sekiranya berlaku sesuatu di luar

jangkaan seperti berikut;
i. Keputusan dibuat dengan pantas;

ii. Mengutamakan perancangan alternatif dahulu sekiranya sesuai;
iii. Membuat keputusan baru bagi mengurangkan kecacatan majlis /

acara sekiranya majlis / acara boleh diteruskan; dan

iv. Tindakan yang dibuat adalah sesuai dan rasional semasa majlis /
acara dan mempunyai urus setia dan petugas serta peralatan yang

mencukupi.
c. Atur cara dan skrip Pengacara Majlis hendaklah sentiasa dipantau bagi

memastikan pergerakan majlis / acara seperti yang dirancang.
d. Sambut tiba dan balik.

Perkara yang perlu dititikberatkan dalam sambutan adalah:

i. Pembuka pintu kereta tetamu kehormat;
ii. Penyambut tetamu kehormat;

iii. Tugas pengerusi Jawatankuasa Induk/Penganjur;

iv. Pembawa jambangan bunga;
v. Tempat parkir tetamu kehormat;

vi. Bilik menunggu khas tetamu kehormat; dan
vii. Susunan kereta tetamu kehormat apabila majlis/acara berakhir.

e. Penyambut tetamu
Antara tugas seorang penyambut tetamu adalah:

i. Meyambut ketibaan tetamu;

ii. Mengedarkan buku program;

56